책 소개
현장비서가 들려주는 똑똑한 비서생활의 모든 것!
비서생활의 모든 것이 담긴 이 책은 비서의 좌충우돌 일상업무부터 미래의 비전까지 꼼꼼히 소개한다. 또한 비서의 핵심 직무능력부터 프로페셔널한 마인드까지 비서 업무에 관한 가장 현실적이고 실용적인 가이드를 제시한다. 현직 비서인 저자 이준의는 이 책에서 자신의 현장실무 경험을 바탕으로 현장의 노하우를 생생히 전달한다. 그리고 비서가 되기 위한 대학 진학 준비, 스펙 만들기, 회사 선택 기준, 취업 준비 등 알찬 정보도 함께 제공한다.
[인터넷 교보문고 제공]
저자 소개
이준의
저자 이준의의 별명은 별명은 비서9단이다. 국내기업과 외국계기업 모두 비서로서의 경험이 있으며 국내 최연소 정통 시니어 수석비서실장출신이다. 현재는 전문비서들을 체계적으로 교육하고 건전한 취업을 안내해주는 국내 최초의 비서전문 에이전시인 ‘한국팔로워십센터(http://www.secretary.ac)’를 운영하면서 많은 후배비서들을 양성하고 있다.
수석비서실장으로 재직 중일 때는 보스가 갖고 싶어하는 비서였고 비서들의 고민을 해결해 주는 몇 안 되는 선배비서였다. 비서들에게서 나오는 역량과 능력을 직장생활에 적용한다면 누구나 성공할 수 있다고 자부한다. 비서전문 인터뷰어로서 다양한 대외활동을 통해서 비서업계 전반에 걸친 이미지쇄신에 대한 강한 책임감을 가지고 있다.
소위 말해 잘 나가던 직장을 그만두고서 전문비서교육업체를 설립한 이유를 묻자, 그는 “한 국가와 사회를 리드하는 리더 옆에 있는 사람은 비서이다. 그 비서가 건전하고 유능해야 리더가 바로 설 수 있고 그래야만 국가와 사회가 안정된다”고 말한다. 그만큼 비서라는 직업은 중요하고 정해진 한계가 없다고 생각한다.
비서들의 인터넷 커뮤니티인 ‘비서백서(http://cafe.daum.net/SecretaryDiary)를 운영 중이며 매일경제에서 운영하는 지식포털 오아시스(http://www.oaasys.com)에서 비서전문 지식마스터로 활동 중이다. 국내 유명 기업체들과 관공서 그리고 학교 등에 비서전문강사로 출강하고 있으며 CEO들을 대상으로 하는 ‘비서활용법’에 대해서도 강연을 하고 있다. 저서로서 [비서처럼 일하라]가 있다.
[인터파크 도서 제공]
출판사 서평
“이처럼 실전에 유용한 기술을 알려주는 선배가 있다면,
당신의 비서생활은 180도 달라질 것이다!”
비서의 업무는 ‘차’라고 생각하는 사람이 있다. 여성비서는 마시는 차(茶)를, 남성비서는 운전하는 차(車)를 담당한다는 것이다. 이 말에는 비서의 업무를 낮춰 보는 비하의 뜻이 담겨 있다. 그러나 비서의 역할이 보스를 단순 보좌하는 것을 넘어선 지는 이미 오래다. 삼성그룹 사장단의 47%가 비서실 출신이라는 데서 단적으로 드러나듯, 오늘날의 비서는 보스를 보필하는 것을 넘어 회사의 정책을 적극적으로 주도하는 데까지 나아가고 있다.
그런데도 여전히 많은 비서들이 프로로서 체계적인 교육을 받지 못하고 주먹구구식으로 보스를 보좌하며 ‘맨땅에 헤딩’ 식으로 어렵게 노하우를 터득해가고 있는 것이 현실이다. 아무에게나 보스의 행선지를 알려줬다가 혼이 나거나, 청소 도우미가 무심코 치워버린 보스의 메모지 때문에 회사가 발칵 뒤집힌 일 등, 비서들의 하루하루는 예측할 수 없는 돌발상황의 연속이다. 이럴 때 경험 많고 생각 깊은 선배가 있어서 조언해주면 얼마나 좋을까?
이 책은 오늘도 현장에서 털끝까지 긴장하며 살아가는 비서들을 위한 실전 가이드북이다. 현업 비서인 저자는 교과서에 나오는 원론 수준의 딱딱한 매뉴얼이 아닌, 현장에서만이 알 수 있는 내밀한 노하우를 들려준다. 아울러 한발 나아가 좀 더 역량 있는 ‘프로 비서’로서 거듭나는 길을 제시해준다.
‘How-to’가 막힐 때마다 이 책을 꺼내들어라!
어떤 상황에도 명쾌한 해답을 주는 실전 지침서!
이 책에서는 비서들이라면 누구나 한번쯤 궁금하고 당황해할 상황에 대한 해법을 소개한다. 매일 해야 하는 일정표 작성이나 명함정리법부터 시작해서 보스의 종잡을 수 없는 컨디션에 대처하는 법, 기밀사항을 다루는 자세, 사내 임직원들과의 관계설정법 등 비서들이 ‘이럴 땐 어떻게 해야 하지?’ 하고 고민했던 지점들을 속속들이 짚어내 해답을 준다. 해외출장에서 보스의 여권을 잃어버려 발을 동동 구르고, 보이스피싱에 걸려 거액을 송금했다 속을 태우고, 해외 바이어들에게 입에 안 맞는 음식을 대접했다가 응급실에서 진땀을 빼는 등, 저자가 겪은 숱한 ‘사고’와 에피소드들이 녹아 있어 현장감이 생생하다. 또한 복잡한 사내정치에 대응하는 자세나 비서로서의 비전을 세우고 역량을 키우는 등, 직업인으로서 비서가 반드시 하는 깊은 고민에 대해서도 선배로서 지혜로운 조언을 준다.
저자가 설명하는 다양한 비서업무의 노하우와 ‘팁’을 섭렵하다 보면, 어느덧 ‘사람을 모시는 일’에 대한 마음가짐과 자세를 다잡게 한다. 그럼으로써 프로 비서로서의 자부심과 비전을 세울 수 있도록 한다. ‘비서의, 비서에 의한, 비서를 위한 모든 것’을 담고 있는 이 책은 비서를 지망하는 사람부터 전문 비서교육을 받아본 적 없는 초보비서, 비서직을 대리 수행하는 일반직원, 그리고 한발 도약을 꿈꾸는 숙련된 비서들 모두에게 유용한 전략을 제공할 것이다.
[알라딘 제공]
책 속으로
비서 업무를 수행하다 보면 ‘내가 이런 일까지 해야 하나?’ 싶을 때가 있다. 가령 보스의 자택이 이사를 하게 되면 용역 업체를 알아보는 것부터 이삿짐 나르는 일이며 청소까지 도맡는다. 그런데 어떤 사람은 이런 일을 맡긴다고 자존심에 상처를 입어 퇴사를 고민하기도 한다.
하지만 역으로 생각해보라. 보스는 그만큼 당신을 믿고 의지하기 때문에 그런 업무도 맡길 수 있는 것이다. ‘이런 일까지 해야 하나?’라는 생각보다 ‘이런 일도 맡겨주신다’라는 생각을 가져라. 비서에겐 항상 긍정적인 자세가 필요하다. 부정적인 사람보다 긍정적인 사람이 성공하기 쉽다는 것은 새삼 강조할 필요도 없는 당연한 얘기다.
―예비비서 준비기
아마 본인이 가장 잘 소화할 수 있고, 가장 어울린다고 생각하는 옷을 면접 의상으로 선택했을 것이다. 첫 출근 날에는 면접 때 입었던 옷을 다시 착용하도록 한다. 이유는 간단하다. 회사가 당신을 뽑은 것은 면접 때의 모습이 마음에 들어서다. 그런데 갑자기 싹 변신한 모습으로 나타난다면 오히려 감점이 될 수도 있다.
처음에는 과감한 시도보다 안전한 것이 좋다. 면접 의상을 다시 입었다고 해서 뭐라 할 사람은 아무도 없다(물론 그렇다고 그 옷만 주구장창 입는다면 그것도 곤란하다). 만약 면접 때 입은 옷이 대여한 것이거나, 다시 입을 상황이 안 된다면 유사한 스타일로 고른다. 남성비서라면 무더운 하절기라도 긴팔 셔츠와 정장 상의를 입도록 한다. 그리고 마지막으로 잔향이 살짝 남는 향수로 가볍게 마무리한다.
―초보비서 입문기
“어디 사세요?” “생일이 언제예요?” “대학교는 어디 나오셨어요?” 소개팅에서 남녀가 처음 만나면 이런 ‘호구 조사’부터 한다. 비서도 맨 처음 일을 시작할 때, 보스에 대해 알 권리와 의무가 있다. 보스의 신상정보에 대해 완벽하게 인수인계 받았다면야 문제가 없겠지만, 현실적으로 그러기도 쉽지 않을뿐더러, 신입비서거나 보스가 새로 온 경우에는 보스에 대한 정보를 파악하는 게 어려워 애를 먹는다. 사실 경력이 있는 비서라도 처음 대하는 보스에게 아무 거리낌 없이 대놓고 물어보기는 어렵다.
그런 경우 다음과 같은 방법을 추천한다. 누구나 한 번쯤 어렸을 적 친구들과 ‘백문백답’ 같은 설문조사를 해본 적이 있을 것이다. 보스에게도 같은 방법을 쓰는 것이다. 궁금한 사항에 대한 설문지를 만들어서 전달하면, 사소한 부분에 대해 일일이 물어볼 필요 없이 간편하게 모든 정보를 얻을 수 있다.
‘어떻게 하면 보스의 신상정보를 한 번에 파악할 수 있을까?’ 하고 궁리하던 나는 이 방법을 생각해내고 인터넷에서 ‘20문 20답’의 예제를 찾아 보스에게 건네 드렸다. 그런데 거기에는 어처구니없게도 이상형과 장래희망을 묻는 칸이 들어 있었다. 검토를 안 하고 그대로 전한 내 실수였다. 다행히 보스는 아무 말 없이 이상형과 장래희망도 적어주었다.
―초보비서 입문기
짧은 시간 안에 스크랩을 잘하려면 일단 효율적으로 웹서핑하는 능력과 속독하는 능력이 필요하다. 스크랩 분야는 기본적으로 들어가는 시사, 경제, 정치, 건강, 스포츠를 기본으로, 내가 했던 것처럼 보스에게 특별히 보여주고 싶은 기사도 덧붙여라.
중요한 내용은 형광펜을 칠해서 강조하고, 당신의 의견을 보태고 싶다면 포스트잇에 메모를 해서 기사 위에 붙여둔다. 간혹 다른 부서의 요청으로 특정 기사를 포함시킬 경우에는 담당자 이름도 반드시 쓴다. 혹시라도 ‘입김이 작용했다’는 오해를 미연에 방지하기 위해서다.
하루에 하는 스크랩은 A4 용지에 20페이지 분량 정도면 적당하다. 표지에는 보스의 하루 운세와 바이오리듬, 주식 시세와 환율 등을 표시한다. 스크랩에 넣을 기사는 일정한 크기로 출력하고, 스테이플러를 찍어 깔끔하게 마무리한다.
―초보비서 탈출기
결혼식 주례를 보스에게 부탁하는 것도 결혼 후 비서 생활을 유지할 수 있는 좋은 방법이다. 실제로 보스에게 주례를 부탁한 어떤 후배는 ‘결혼은 곧 퇴직’이라는 회사의 암묵적 규정을 깨고 아직까지 회사를 잘 다니고 있다.
만약 결혼한 뒤에도 계속 비서생활을 하게 된다면, 결혼 전과 후가 다르지 않은 모습을 보여주는 것이 중요하다. 나도 결혼하고서 뭔가 예전 같지 않다는 회장님 얘기를 들으면 가슴이 뜨끔해진다. 또 보스들 중에는 결혼한 비서를 위해 부서를 이동시켜주는 경우도 있으니, 결혼한다고 해서 무조건 비서로서의 생명이나 보스와의 관계가 끝나는 것은 아니다.
결혼을 앞둔 비서는 가급적 한 달 전에 보고하고, 부득이하게 퇴직해야 한다면 인수인계를 철저히 준비해야 한다. 비서는 결혼식 날짜도 보스와 상의해야 한다는 사실을 잊지 말자.
―좌충우돌 비서생활
[알라딘 제공]
추천평
이 책을 통해 ‘비서를 위한 비서’가 되고 싶다던 저자의 말이 한 치의 모자람도 없다. 비서를 희망하는 예비비서는 물론, 비서계에 막 입문한 초보비서와 숙련된 전문비서 모두에게 맞춤식 전략을 제공하는 책이다.
김진수(동원대학호텔외식경영과교수)
이론 중심의 실무서 시장에서 가히 독보적인 책이다. 생생한 현장감을 바탕으로 한 유용한 실전 노하우가 알차게 담겨 있다. 가장 실용적인 업무매뉴얼이자, 단연 돋보이는 자기계발서다.
이충현(다음카페‘비서와참모’운영자)
이 시대에 필요한 비서의 능력에는 한계가 없다. 그렇기에 상사와 고객 모두를 만족시키는 비서가 되기란 쉬운 일이 아니다. 이 책에는 그런 다양한 환경에서 비서로서 처세할 수 있는 가장 유효적절한 방법들이 저자의 경험 속에 녹아나 있다.
김미라(아샤서비스아카데미전문비서양성과정강사)
비서라는 일은 언뜻 한가해 보이지만 무엇보다 바쁜 직업이다. 그런 비서들이 현장에서 꼭 필요한, 혹은 알고 있었지만 쉽게 지나쳤던 실무를 이해하기 쉽게 정리해놓았다.
선윤미(5년차비서)
이 책이 좀 더 일찍 나왔더라면 사회생활에 대한 내 고민이 줄지 않았을까? 누구도 포착하지 못했던 비서업무의 ‘작고 미묘한 차이’를 술술 풀어내고 있다. 비서를 위해 잘 차려진 밥상 같은 책이다.
하지연(3년차비서)
[알라딘 제공]
